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Herramientas para la toma de decisiones en la compra de materias primas

Herramientas para la toma de decisiones en la compra de materias primas

La optimización del uso de los ingredientes disponibles y poder decidir acerca de cuáles son los idóneos aumenta el beneficio en la fabricación de piensos y reduce su coste de producción.

Jorge Gonzalo [1], Alberto Morillo [2] y Bob Luedtke [3]
1. Agrifood Alternative Technologies. Lleida (España)
2. Tests and Trials. Monzón (Huesca, España)
3. Feed Management Systems™ Inc. Minnesota (Estados Unidos)
Imágenes Sxc.hu

El precio de la alimentación de los animales constituye el mayor coste de la producción animal en todas las especies. El control de los costes y la obtención de beneficios en la industria de producción de alimentos para animales, son dos grandes desafíos del sector agroalimentario. El incremento de la demanda global de los ingredientes usados en alimentación animal ha provocado una gran oscilación de sus precios, así como, en ocasiones, una escasez de los mismos.

Los países emergentes aportan a la clase media 100.000 personas al año, que buscan mejorar sus hábitos alimentarios. Con la globalización ha llegado también la globalización del mercado de materias primas. A estas circunstancias hay que añadir el aumento de la demanda de maíz, principalmente por parte de las industrias de etanol, y del número de empresas que especulan en el mercado de las materias primas. Pero estos cambios tienen un lado positivo: “La inestabilidad de los precios del mercado y la presiones son una fuente de oportunidades para empresas agresivas y bien gestionadas que usen la tecnología apropiada y estén bien financiadas” (Dr. Dave Downey, Universidad Purdue, AFIA PISC conference, 2008).

La capacidad de optimizar el uso de los ingredientes disponibles y de poder tomar decisiones acerca de los ingredientes oportunos, aumenta el beneficio en la fabricación de alimentos para animales y, por ende, reduce el coste de producción de los mismos.

Multiformulación

En un escenario ideal, en el que el abastecimiento de materias primas fuera ilimitado y los precios de las mismas constantes, no sería necesaria una optimización a mínimo coste de las fórmulas de pienso: las fórmulas no variarían en su composición y sólo se actualizarían en función de las necesidades de los animales y de los objetivos en los productos finales.

Pero al ser los precios variables, se hace necesaria una optimización a mínimo coste de cada una de las fórmulas de pienso que fabricamos, y en el caso habitual de que el abastecimiento de las materias primas no sea constante, sino limitado, se hace necesario un sistema que optimice al mínimo coste no ya cada fórmula de modo individual, sino el sistema completo; es decir, la fábrica en su conjunto o incluso el grupo de fábricas de una empresa.

La capacidad de cálculo de los actuales ordenadores, así como el desarrollo de técnicas matemáticas que resuelven complejos sistemas de ecuaciones, hacen posible el uso de algoritmos que permiten tener en cuenta todas las variables de la formulación de alimentos: ingredientes, nutrientes, precios y disponibilidades de los ingredientes, permitiéndonos tomar decisiones en la compra de ingredientes basadas en los datos calculados.

Se denomina multiformulación al conjunto de herramientas disponibles en una plataforma informática que permite la optimización simultánea de un grupo de fórmulas de pienso determinadas, con sus restricciones tanto en ingredientes como en nutrientes y que permite hacer mínimo el precio de la solución global, y además tiene en cuenta la disponibilidad de cada ingrediente.

La multiformulación es una herramienta de decisión para la producción y las compras que proporciona la capacidad de optimizar a mínimo coste todas las fórmulas definidas por el usuario en un grupo de manera simultánea, teniendo en cuenta las necesidades de producción. Este método de optimización proporciona una herramienta muy potente para distribuir de manera óptima las materias primas escasas o sobrantes, y para obtener soluciones a los diferentes problemas de suministro que puedan acontecer.

A diferencia de la formulación simple, la multiformulación realiza una optimación de todas las fórmulas que se han de producir, en todas las plantas de producción, dando una solución global para toda la empresa.

Escenarios

Como ejemplos de optimización y uso de herramientas complejas para la toma de decisiones en la compra de materias primas, evaluaremos tres situaciones.

  • La primera es una situación de escasez de ingredientes que nos ayudará a contestar preguntas como: ¿qué podemos hacer si no hay disponibilidad de los ingredientes necesarios?
  • La segunda situación será la planificación de compras de ingredientes, donde dadas unas estimaciones de producción de piensos y unos precios de ingredientes, contestaremos a la pregunta de cuáles son los ingredientes que deberíamos comprar para maximizar los beneficios de nuestra empresa. Además, evaluaremos la situación que se produce cuando el precio actual de una materia prima es inferior o superior al precio que pagamos en el momento de la compra de la misma.
  • En último lugar veremos las oportunidades de mercado en las que, si el departamento de compras nos informa de una oportunidad de compra de un ingrediente para el que tenemos capacidad de almacenamiento, resolveremos la duda de si tiene sentido la compra.

Todos estos ejercicios son acciones de simulación que nos ayudarán a tomar la decisión correcta frente unas incógnitas complejas.

El objetivo debe ser la eficiencia

La eficiencia debe ser uno de los objetivos prioritarios de una empresa. Eficiencia en las operaciones, en la producción, en las interacciones con los clientes, en las interacciones con los proveedores y en las transacciones financieras. Si su empresa es eficiente, podrá tomar decisiones más rápidas y acertadas, responderá rápidamente a los cambios en el mercado, reducirá costes y consecuentemente será mucho más competitiva.

“Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo, o al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.” (Gerencie.com)

Escasez de ingredientes

En muchas ocasiones las empresas tienen problemas para poder comprar las cantidades de ingredientes que necesitan en cada momento. Cuando no se dispone de la cantidad de ingredientes necesarios, ¿cómo podemos determinar cuál es la mejor combinación de los ingredientes con los que contamos para poder fabricar las diferentes fórmulas? Conocemos las fórmulas y las cantidades que hemos de producir de cada una de ellas.

Disponemos también de las especificaciones que han de cumplir dichas fórmulas. ¿Cómo podemos hacerlo?

La consecuencia de decisiones erróneas es la reducción de los márgenes o el incremento de los costes. El coste de las fórmulas aumentará y sufriremos un desabastecimiento de determinadas materias primas, mientras que tendremos un exceso de otras y los beneficios serán menores.

La solución es distribuir esos ingredientes escasos en las fórmulas que reduzcan el impacto de dicha escasez. Precisamos de una herramienta que permita optimizar de manera sencilla y rápida la combinación de ingredientes de acuerdo a su composición (valoración nutricional) y sus precios, cumpliendo los requerimientos de cada fórmula y las restricciones en el stock de materias primas, y optimizando la solución global a mínimo coste.

Planificación de compras de ingredientes

Tenemos unas estimaciones de las fórmulas y las cantidades que necesitamos producir en los próximos meses. Incluso podemos intentar estimar cuál va a ser la evolución de los precios de las materias primas en los meses venideros. ¿Qué ingredientes, qué cantidades y a qué precio podemos comprar para poder producir las cantidades de cada pienso a mínimo coste?

Las consecuencias de no comprar los ingredientes y cantidades correctas son la pérdida de márgenes y la pérdida del control de stocks. La solución es usar la multiformulación para optimizar las fórmulas de tal manera que podremos producir a mínimo coste. Debemos introducir en el sistema las fórmulas que vamos a producir una vez definidas, las estimaciones de producción, los precios de las materias primas y las cantidades de las que disponemos. Si optimizamos la solución, tendremos optimizadas todas las fórmulas que necesitamos producir. Como resultado obtendremos una relación de todos los ingredientes y las cantidades que son necesarias para poder producir las fórmulas de forma óptima.

En esta segunda situación de planificación de compras, podemos resolver así mismo el problema de no disponer de una capacidad de almacenamiento de ingredientes ilimitada y contestaremos a la pregunta de cuáles son los ingredientes que hemos de comprar para poder cumplir la producción esperada al mínimo coste.

Oportunidades de mercado

Con la globalización del sector existe un abanico de ingredientes más amplio. Por ejemplo, si el departamento de compras nos pregunta si queremos comprar una cantidad de una materia prima a un precio determinado, tendríamos que poder tomar una decisión de manera rápida. ¿En qué nos basaríamos para poder tomar la decisión? Muchas compañías lo hacen en el talento y experiencia del departamento de nutrición y compras, y esperan que tomen decisiones acertadas.

Las consecuencias de una decisión incorrecta ante una oportunidad de mercado afecta a los márgenes del negocio. El coste de producción será más elevado del que debería ser. Podemos agotar el stock de un ingrediente que no usamos de manera continua, disponiendo de su capacidad de almacenamiento para que pueda ser almacenado otro ingrediente diferente y más conveniente para nuestra producción.

La solución para la toma de decisión de oportunidades de mercado es el uso de la multiformulación para poder determinar si un ingrediente es el más adecuado para nuestra producción en función de su composición y del precio al que se nos oferte.

Interacción interdepartamental

En las situaciones anteriores hemos presentado tres escenarios que afectarán al coste global de nuestra formulación. Tomar la decisión correcta nos ayudará a incrementar nuestros márgenes y a ser más competitivos, frente a unos costes de producción superiores y una disminución de nuestro margen.

El uso de herramientas complejas implica una mayor coordinación interdepartamental en nuestra empresa, donde el trabajo coordinado de los departamentos de nutrición y de compras de materias primas es esencial. El uso de información compartida, actualizada y en tiempo real es crítico para una correcta gestión de nuestros recursos y de nuestra producción. 

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